承認ワークフロー（approval workflow）

分類: マネジメント系サービスマネジメント
出る試験: ITパスポート基本情報応用情報
重要度: ★★★☆☆

申請が決められた順に担当者へ回り、承認を受けて進む仕組み。誰がいつ認めたかが記録として残る。

もう少し詳しい説明

承認ワークフローは、申請が決められた順に担当者へ回り、承認を受けて進む仕組みです。

何のためにあるのか

目的	中身
順番を守らせる	決めた人を飛ばせないようにする
記録を残す	誰がいつ承認したかが残る
権限を分ける	申請する人と認める人を別にする
進み方を見せる	いまどこで止まっているかが分かる

「認めてよいか」を人が判断する点は変わりません。 仕組みが行うのは、順番を守らせることと、記録を残すことです。

流れの例

申請者 → 直属の上司 → 情報システム部 → 完了

段階	誰が何を見るか
申請	必要な項目を入力する
1次承認	直属の上司が、業務上の必要性を見る
2次承認	情報システム部が、規程に合っているかを見る
完了	設定の作業に進む

段階ごとに見る内容が違います。 同じことを2回見る形にすると、手続きが長くなるだけになります。

分岐を持たせる

条件	回る先
金額が一定額を超える	上位の責任者を追加する
規程どおりでない申請	代替の管理策として別の承認を加える
内容が軽微	1次承認だけで完了にする

条件によって回る先を変えるという作り方ができます。すべてを同じ経路にすると、軽い申請にも重い手続きがかかります。

申請する人と認める人を分ける

分けると	分けないと
1人の判断だけで進まない	自分の申請を自分で認められる
誤りに気づく機会がある	気づかれない

自分で申請して自分で認める形を避けるところが要点です。 内部統制で扱う考え方（職務の分離）にあたります。

止まらないようにする工夫

起きること	対処
承認者が不在	代理の承認者を決めておく
承認者が気づかない	一定期間で催促の通知を出す
誰のところで止まっているか分からない	進み方を画面で見せる

自動で承認された扱いにする形は避けます。 認めたという記録が、実際には誰も見ていない状態を表すことになります。

形だけになる状態

起きること	中身
中身を見ずに承認する	件数が多く、確かめる時間が取れない
承認の基準が決まっていない	人によって認める範囲が変わる
申請の理由欄が空欄のまま通る	必要性が記録に残らない

この状態を形骸化と呼びます。 記録には承認が並びますが、確かめる働きは失われています。

監査では、承認の記録があることではなく、確かめる働きがあるかを見ます。

記録の使われ方

使う場面	中身
システム監査	承認が規程どおりに行われていたかを確かめる証拠になる
点検（自主点検）	自分たちで、承認の抜けがないかを確かめる
障害の調査	いつ誰が何を変えたかをたどる

試験ではこう出る

科目A（旧・午前）では、申請する人と認める人を分ける理由が問われます。1人の判断だけで進まないようにする、という部分です。

午後や応用情報（サービスマネジメント、システム監査）では、申請の流れの図として出てきます。どの段階で誰が何を見るか、規程どおりでない申請をどう扱うか、という読み取りです。

システム監査の問では、形だけになっていないかを確かめる形で出ます。 承認の記録が並んでいることと、確かめる働きがあることは別です。

ミニクイズ

承認ワークフローを仕組みとして用意する利点として、最も適切なものはどれか。

正解は 4番：決められた順に承認が行われ、誰がいつ承認したかが記録として残る

承認ワークフローは、申請が決められた順に担当者へ回る仕組みです。順番が守られ、誰がいつ承認したかが記録に残るところが利点です。承認そのものを省けるわけではなく、内容の正しさを機械が判断するものでもありません。承認者が不在のときに自動で承認された扱いにすると、承認を受けたという記録の意味がなくなります。代理の承認者を決めておく形で対応します。

間違えた用語の復習リストを見る →

この分野をまとめて解く → サービスマネジメントのミニテスト（全17問）

最終更新：2026-11-09